承辦人應於結案之公文上逐頁編碼，原則如下：

一、頁碼之編寫包含本文及其附件，先編本文(簡簽&外來文)續編附件，雙面則應以2頁計算。

二、本文應按文件產生時間先後排序後再編頁碼(早者在下，晚者在上)。

三、附件頁碼之編寫，除書籍型式或無法隨文裝訂者外，應併同本文編碼。 

四、頁碼應以鉛筆編在每頁之右下角；雙面者則寫在背面之左下角。

五、單位自行抽存附件者，應於簡簽上註明「附件存與本部/室，不歸檔」。